内定承諾メールに書くべき内容は？送り方のマナーや例文も紹介！

「内定承諾メールはどんな内容がいいの？」「送り方にマナーはある？」などと悩む学生もいるでしょう。内定承諾メールを送る際は、入社意思を明確に伝えることが大切です。入社・保留・辞退、どの選択をするのか、企業は知りたがっています。

この記事では、内定承諾メールを送る際の内容や例文を紹介。最後まで読めば、内定先に好印象を与える内定承諾メールを送れるようになるはずです。

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内定承諾を行う際はメールでも電話でも問題なし

内定承諾を行う場合、連絡方法はメールでも電話でも問題ありません。ただし、担当者や企業に応じて、どの連絡方法を使うかは考えたほうがよいでしょう。

担当者のなかには、「重要な連絡は電話でするのがあたりまえ」「電話のほうが誠意や熱意が伝わる」と考えている人もいます。メールは失礼だと思われる場合もあるので、迷ったら電話で伝えるほうがおすすめです。

内定先の連絡方法に合わせて返事をする

内定先の連絡方法と同じ連絡方法で、返事をすると失礼に思われることはありません。電話で連絡が来た場合は電話で、メールで連絡がきたらメールで返信するとよいでしょう。

内定後の連絡方法については、「内定をもらったらどうする？内定後の流れや返答方法を解説」の記事で詳しく解説しているので、こちらも参考にしてください。

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内定承諾メールを送る場合の構成

内定承諾メールで好印象を与えるために、メールの構成を知っておきましょう。ここでは、メールの構成や、送る際のポイントを解説します。

件名

件名は内容をわかりやすく、簡潔に伝えましょう。「内定承諾につきまして」のように、送信内容を一言で表せればベストです。

また、誰が送ったかわかるように、名前や大学名も記載しておきましょう。次のような件名であれば、採用担当者にわかりやすく伝えられます。

企業からのメールに返信する場合は、件名はそのままにしておきましょう。件名を変えてしまうと、採用担当者がどのような用件だったかがわからなくなる場合があるからです。

メール件名の付け方については、「就活メールの件名の書き方を解説！【例文付き】」の記事も参考にしてください。

宛名

宛名には、「企業名」「部署名」「採用担当者名」の3つを入れましょう。たとえば、次のように記載します。

企業名は省略せず、正式名称で記載しましょう。「（株）」「（有）」などは使わず、株式会社や有限会社と記載してください。また、採用担当者名がわからない場合は、「採用担当者様」「採用ご担当者様」などで問題ありません。

内定通知へのお礼

本文では、まず内定通知をもらったことに対するお礼を述べましょう。「このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。」のように伝えます。

内定承諾をする意思

内定のお礼を伝えたら、内定承諾の意思も伝えておきましょう。承諾する意思がわかるように、明確に伝えてください。

返答をあいまいにしてしまうと、「入社するのかな？」「いつ返事をするのかな？」などと内定先を困らせてしまいます。内定を承諾する場合は、「入社したい」と明確に伝えるようにしましょう。

入社に向けた抱負

入社に向けて、抱負や決意なども伝えておきましょう。次のようなアピールがおすすめです。

抱負や決意などを伝えておくと、働くモチベーションが高いと好印象を与えやすくなります。一言だけでもよいので、意気込みを添えておいてください。

質問事項

内定を受けるにあたって、質問があればあわせて聞いておきましょう。たとえば、今後の流れや入社までの準備は、内定承諾時によくある質問です。

気になることやわからないことを質問しておくと、入社に向けての不安を解消できます。内定承諾メールを送る際に、一緒に聞いておきましょう。

署名

メールの最後には、署名を入れるのがマナーです。署名には、「名前」「大学名」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載してください。

署名を記載する場合は、次のようにまとめておきましょう。点線などを使い、本文と区切るようにするとわかりやすくなるのでおすすめです。

メールでの署名の書き方については、「就活メールに署名は必要？すぐに使えるテンプレや署名の入れ方をご紹介」の記事で詳しく解説しているので、こちらも参考にしてください。

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就活で内定承諾メールを送る際のマナー

内定承諾メールを送る場合は、わかりやすい文面で、素早く返信することが大切です。ここまでは内定承諾メール送信時のマナーを4つ解説するので、参考にしてください。

24時間以内に返信する

内定承諾メールは、内定通知が来てから24時間以内に返信するように心がけましょう。返信が遅くなると、企業側が「内定連絡が届いていないかもしれない」「内定承諾を迷っているかもしれない」と不安になってしまうからです。

内定連絡をもらった場合、できるだけ早く返信するようにしましょう。ただし、営業時間内に送信するのがマナーなので、送る時間帯には気をつけてください。

承諾・辞退・保留を明確に伝える

内定承諾メールでは、内定承諾をすることが明確に伝わる文面にしましょう。承諾するのか、保留したいのかわからない文面では、採用担当者を混乱させてしまいます。

入社意思については、「入社したいです」とわかる文面であれば問題ありません。内定通知のお礼だけ伝えて、自分の意思を伝え忘れないように気をつけましょう。

件名の「Re：」はつけたまま送信する

企業からのメールに返信する場合、件名の「Re：」はそのまま返信して問題ありません。件名は変えずに、返信を続けるのがマナーです。

メールのやりとりが多くなると「Re：」の数が多くなり、件名が長くなる場合があります。その場合には、「Re：」の横に「Re：」の数を括弧書きで書いておくと、何度やり取りしたのかを伝えられます。

採用担当者とメールでやりとりする場合、どこまで返信すればいいかわからなくなるときもあるでしょう。返信を終えるタイミングについては、「ビジネスメールの返信はどこまで続ける？就活でのマナーや対応を解説」の記事で解説しているので、こちらも参考にしてください。

簡潔で読みやすい文章にする

入社意思が伝わるように、簡潔かつ、わかりやすい文章を送りましょう。長々とした文章や結論がわからない文章では、入社意思が伝わりません。

入社を決めた理由を伝える前に、「入社を承諾すること」は必ず伝えてください。本文では、「内定へのお礼」「入社承諾の意思」を先に伝えておくと、わかりやすい文面になります。

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内定承諾メールを送る前に確認したいこと

内定承諾メールを送る前に、「本当にこの会社でいいのか？」は確認しておきましょう。内定承諾後の辞退は企業に迷惑をかけてしまうので、承諾前にしっかりと考えておく必要があります。

ここでは、内定承諾メールを送る前に確認したい4つのことを紹介するので、自分がどうしたいかを考えてみてください。

内定先に対して疑問や不安はないか

内定先への疑問や不安を抱えていないか、確認してから内定承諾メールを送りましょう。疑問や不安をそのままにしておくと、あとから「辞退したい」と後悔してしまいます。

たとえば、「業務内容」「残業時間」「福利厚生」など、選考のタイミングでは聞きにくかったこともあるでしょう。内定後であれば印象を悪くして選考に落ちることもないので、疑問や不安に感じていることは正直に聞くのがおすすめです。

内定を承諾して就職活動を終えてもよいか

内定を承諾し、このまま就職活動を終えるかどうかも考えましょう。新卒で入社できる会社は、1社しかありません。「本当に納得できているのか？」と自分に問いかけてみてください。

「内定がもらえたから」「就活が面倒だから」などの理由で入社を決めてしまうと、後悔する可能性もあります。納得して就職活動を終えられそうか、じっくりと考えてみてください。

内定先の労働条件を伝えられているか

業務内容や給与、勤務地など、労働条件を伝えられているかも確認しておきましょう。「聞いてなかった」「知らなかった」などと後悔しないためにも、事前の確認が必要です。

まだ労働条件について教えてもらっていない場合には、電話やメールで聞いておきましょう。言った言わないを避けるために、メールで労働条件を記載してもらい、証拠として残しておくのも大切です。

他社の選考状況はどのようになっているか

ほかの企業の選考も受けている場合は、他社の選考状況も確認しておきましょう。内定先が第一志望なのか、ほかの企業に未練がないかなど考えてください。

選考のタイミングによっては、内定が出てからほかの企業の選考を受ける場合もあります。選考結果がすべて出てから内定承諾を決めたい場合は、返答期限を待ってもらえないか交渉してみましょう。

内定保留を伝える際のコツは、「内定を保留したいときは企業にどう伝える？適切な対応方法や例文をご紹介」の記事で紹介しています。他社の選考結果を待つために、内定を保留するのはよくあることなので、正直に伝えて待ってもらいましょう。

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新卒が内定承諾メールを送る際の例文

ここでは、内定承諾メールを送る際の例文を紹介します。保留や辞退を伝える場合のメール例文も紹介しているので、あわせて参考にしてください。

内定保留後に承諾メールを送る際の例文

内定承諾メールは、一度保留したあとに、送る場合もあります。保留後に承諾する文面を紹介するので、参考にしてください。

内定辞退メールを送る際の例文

ここでは、内定辞退を伝える場合のメール例文を紹介します。

内定保留メールを送る際の例文

内定保留メールを送る場合は、「いつ返答するのか」をこちらから指定しましょう。具体的な日付がないと、採用担当者はいつまで待てばいいのかわかりません。

内定保留の伝え方については、「内定電話で保留はどう伝えればいい？伝え方のマナーや例文を解説」の記事でも解説しているので、こちらも参考にしてください。

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内定承諾を電話で伝える際のポイント

内定承諾を電話で伝える場合は、あらかじめメモを用意し、内容を記録できるようにしておきましょう。ここでは、内定承諾を電話で伝える際のポイントやマナーを解説します。

メモを準備しておく

電話の内容を忘れないように、メモを用意しておきましょう。今後の流れや必要な準備などを電話で伝えられる場合もあります。

メモを持っていないと、話の内容を忘れたときに、採用担当者に確認しなければなりません。相手に手間をかけてしまうので、記録できるように準備しておきましょう。

営業時間内に連絡する

電話をかける際は、企業の営業時間内に連絡してください。営業時間外に連絡してしまうと、マナーがなっていないと評価を下げてしまいます。

また、始業時間直後や、終業時間直前のタイミングは忙しいので避けてください。11時前後や14時から16時ごろであれば、比較的業務も落ち着く時間帯なのでおすすめです。

静かな場所で電話をかける

内容の聞きもらしがないように、静かな場所で電話をかけるようにしましょう。うるさい場所だと何度も内容を聞き返すことになり、失礼にあたります。

また、通信状況も問題ないか確認しておきましょう。スムーズにやり取りできるように、電話の場所も考えておくのがマナーです。

就活での電話マナーについては、「就活の電話はどう話す？基本的なマナーや苦手を克服する方法について解説」の記事で紹介しています。内定後でも好印象を与えられるように、確認しておきましょう。

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内定承諾を電話で伝える際の例文

ここでは、内定承諾を電話で伝える際の会話例を紹介します。電話で内定の連絡を受けたり、直接伝えたいと考えていたりするときの参考にしてください。

内定承諾を電話で行う際の伝え方やマナーについては、「内定承諾の連絡は電話ですべき？連絡マナーや保留時の伝え方も解説」の記事も参考にしてください。

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内定承諾の連絡をしたあとにやっておくこと

内定承諾の連絡をした後は、入社に向けて準備が必要です。入社までにやることを4つ紹介するので、チェックしておきましょう。

内定承諾書を提出する

内定承諾メールを送ったら、内定承諾書などの書類を提出しましょう。書類の内容や労働条件などを確認し、問題なければ提出してください。

内定承諾書以外にも、「採用通知書」「労働条件通知書」などが同封されているケースが一般的です。それぞれの書類を確認し、不備がないように提出してください。

大学を卒業する

入社を確実にするため、まずは大学を卒業しましょう。単位不足で卒業できない場合、入社日が遅れてしまったり、内定取り消しになったりする恐れがあります。

必要単位の取得や卒業論文提出など、油断せずに取り組みましょう。卒業要件を満たしているかは、必ず確認しておいてください。

内定者懇親会に参加する

内定者懇親会が開かれる場合もあるので、可能であれば参加しておきましょう。同期と顔を合わせ、仲良くなれる機会です。

また、内定者懇親会では、先輩や上司と会えるケースもあります。自分を覚えてもらえる機会なので、積極的にコミュニケーションをとるようにしましょう。

内定者懇親会に参加したあとは、お礼メールを送ると印象をよくできます。「内定者懇親会の後に送るお礼メールの書き方」の記事も参考にしてください。

社会人に必要なマナーを身につける

入社に備えて、社会人に必要なマナーを学んでおきましょう。学生と社会人では求められる振る舞いが違うので、社会人として恥ずかしくないように準備しておいてください。

たとえば、電話対応やメールの送り方なども、ビジネスマナーの一部です。就活時からマナーについて意識しておくと、必要なマナーが身につき、社会人に向けての準備が楽になるでしょう。

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内定承諾メールをどのように送ればいいか知りたいあなたへ

内定承諾メールを送る際は、入社する意思を明確に伝えるのが大切です。本人の意思を伝えないと、入社するのか、辞退するのか保留するのかがわからず内定先が困ってしまいます。

もし、内定をもらっても承諾するか迷う場合や、辞退して就活をやり直そうと考える場合は、ぜひキャリアチケットに相談してください。キャリアチケットでは、あなたが満足できる内定先を獲得できるように、一から就活をサポートします。

メールや電話対応だけではなく、自己分析や面接対策など、選考突破に必要なことはなんでも聞いてください。専任のアドバイザーが、あなたの状況にあわせてマンツーマンでお手伝いします。

内定はゴールではなく、入社してから前向きに働けるかどうか、自分の強みを発揮して活躍できるかが大切です。少しでも内定先に不安を感じる場合は、キャリアチケットに相談してください。

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